Este capítulo del ciclo "Cómo armar un coro de cero" Capítulo 5: La gestión está dedicado a la gestión: todo lo que hace falta organizar para que un coro vocacional —integrado por personas comunes, no por profesionales— funcione semana tras semana. Se pueden distinguir cuatro frentes: la comunicación, la gestión musical, la gestión artística y la gestión económica.
Es el aspecto más importante de todos. Incluye avisos de inasistencias, cambios de horario, ensayos extra, agenda de actuaciones y también la charla informal entre los integrantes. Conviene tener siempre un canal formal para lo oficial y un canal informal para lo social, sin mezclarlos. De este tema ya se habló al describir cómo organizar el primer ensayo Capítulo 3: el primer ensayo.
Las opciones más habituales son estas:
Un grupo de WhatsApp funciona bien para lo informal, pero es malo para lo importante: un mensaje se pierde entre decenas de respuestas y "me gusta". Conviene combinarlo con una lista de difusión, que envía el mensaje de manera individual a cada persona (y las respuestas llegan solo a quien la armó), evitando así escribir uno por uno.
Un grupo cerrado de Facebook sirve mejor para lo formal: si se avisa que ese es su uso, la gente sabe que ahí están las novedades oficiales, y se puede fijar una publicación con la agenda. La desventaja es que no todos tienen Facebook.
Slack, una aplicación de gestión de grupos con canales separados por tema (ensayos, actuaciones, viajes, charla general), permite tener en un solo lugar tanto lo formal como lo informal, con las conversaciones ordenadas. Su contra es la curva de aprendizaje: hay que instalarla, enviar invitaciones y que cada integrante aprenda a usarla.
Google Calendar, compartido con todo el coro, permite tener la agenda de actuaciones y fechas importantes en un solo lugar, sin depender de que alguien copie y pegue la información en cada canal. Requiere que todos tengan una cuenta de Gmail, algo gratuito y sencillo de conseguir.
Con la institución que alberga al coro, lo primero es cultivar el vínculo personal: visitarla, conocer a las personas a cargo, mantener una relación cercana. El canal más útil para lo formal es el email, porque deja registro escrito de cada paso —viajes, conciertos, ensayos— y organiza las conversaciones con sus respuestas. El WhatsApp, en cambio, no es adecuado para este tipo de gestión: los mensajes importantes se pierden con facilidad.
La difusión de las actividades del coro abarca desde la convocatoria a una prueba de voces Capítulo 2: la prueba de voces hasta la publicación de fotos y videos de conciertos, pasando por la invitación al público. Con los medios tradicionales (diarios, radio, televisión) no sirve automatizar el envío de gacetillas por email: funcionan mejor con vínculo personal, hablando directamente con quien decide qué se publica. Conviene además chequear siempre si lo enviado salió publicado, para saber qué contacto conviene mantener y cuál conviene cambiar.
En redes sociales, el error común es abrir cuentas en todas las plataformas y usar solo una o dos. Antes de elegir, conviene identificar en qué redes está el público que se quiere convocar, tanto para integrar el coro como para asistir a sus actividades. Para el coro, lo correcto es abrir una fanpage de Facebook —nunca un perfil personal, porque el coro no es una persona— y una cuenta de tipo empresarial en Instagram, que además habilita hacer promociones pagas más adelante.
Agrupa todo lo relacionado con los ensayos: los de conjunto, los parciales, los extra. También el seguimiento vocal de cada cantante, su integración social y el seguimiento de los objetivos definidos en el proyecto inicial Capítulo 1: El proyecto en relación con el repertorio elegido Capítulo 4: El repertorio, porque es a través de ese repertorio que esos objetivos se cumplen.
Si se les pide a los integrantes que estudien sus partes, hay que anticipar cómo se va a organizar ese material: grabaciones propias, pistas MIDI o grabaciones hechas por otras personas. Lo ideal es entregar ese material apenas se presenta la obra, para que ya puedan estudiar de cara al siguiente ensayo.
También conviene pensar el archivo de partituras: un sistema para que, al terminar el año o cuando alguien deja el coro, las copias se recuperen y queden guardadas para usarse de nuevo más adelante sin tener que fotocopiar todo otra vez. Y el lugar de ensayo requiere su propia gestión: que sea cómodo, con buena iluminación y temperatura adecuada, y con un espacio apropiado para guardar instrumentos si el coro cuenta con piano, guitarra o percusión.
Incluye la organización de eventos propios —conciertos, encuentros corales— y también la búsqueda activa de participar en eventos de terceros, proponiendo intercambios con otros coros de la misma localidad o de otras ciudades, lo que además genera oportunidades de viaje.
Tres criterios ayudan a decidir qué eventos organizar o aceptar: la pertinencia (que estén alineados con los objetivos del proyecto y el crecimiento artístico buscado), la calidad (que resulten agradables y valiosos para quienes integran el coro) y la viabilidad (si hay recursos humanos y económicos reales para llevarlos a cabo, por ejemplo empezar invitando a tres coros en vez de quince, o planear un viaje corto antes que uno a otro continente).
Conseguir que el coro cuente con algún presupuesto, aunque sea mínimo al principio, ayuda a sostener sus proyectos y a que la institución valore contar con recursos destinados a esa actividad. La planificación funciona mejor cuando se hace con un año de anticipación: pensar durante un año lo que se va a presentar al siguiente permite llegar a febrero con el material y el repertorio ya definidos, y dedicarse solo a calcular costos y presentar el presupuesto.
Una vez aprobados los recursos, conviene administrarlos siempre en beneficio del coro y no de la institución, cumplir con las condiciones de rendición que se hayan acordado, y mantener flexibilidad en el diseño del presupuesto para poder mover fondos entre actividades según se necesite, de modo que el año termine con todo lo asignado efectivamente utilizado.
Ordenar estos cuatro frentes —comunicación, gestión musical, gestión artística y gestión económica— evita que la dirección de un coro vocacional dependa de la improvisación semana a semana y libera tiempo para lo que de verdad importa: el trabajo musical. El próximo capítulo del ciclo aborda la primera actuación Capítulo 6: La primera actuación. Para cualquier consulta sobre este tema, el contacto es gusespada.com/contacto.
Más sobre Ciclo "Cómo armar un coro de cero":
